Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

KloptMijnAfrekening.nl is een merk van STORM Sport & Automatisering, gevestigd aan de Van Loghemstraat 5-I, 2033 XL Haarlem, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 88199517 (btw-nummer NL004558589B86). Deze onderneming is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen op deze pagina.

Heb je een vraag over privacy? Mail naar info@kloptmijnafrekening.nl.

De gratis scan

Wat we verwerken: de pagina's die je uploadt (je afrekening, en als je die erbij doet ook je huurcontract) en je antwoorden over je huursituatie (zoals contractdatum, huursector, afrekenjaar en betaald voorschot).

Stuur je je huurcontract mee, dan lezen we daar vier dingen uit: de ingangsdatum, de kale huur bij aanvang, het maandelijkse voorschot servicekosten en of het om zelfstandige woonruimte of een kamer gaat. Van dat laatste bewaren we ook de zinsnede waaruit het blijkt, zodat je bij die vraag je eigen contract geciteerd ziet in plaats van onze samenvatting. De ingangsdatum vullen we voor je in, zodat je hem niet hoeft over te typen; je kunt hem wijzigen. De andere drie zetten we bij de vragen neer als wat je contract erover zegt; die vragen beantwoord je zelf. De rest van wat er in je contract staat, nemen we niet over. Deze vier gegevens horen bij je scan en volgen dezelfde bewaartermijn als de rest daarvan.

Belangrijk: je geüploade documenten worden uitsluitend in het werkgeheugen verwerkt en niet opgeslagen. Na het uitlezen bestaan bij ons alleen de geëxtraheerde, gestructureerde gegevens (de kostenposten en de vier gegevens hierboven) en niet de documenten zelf.

Doel: het uitvoeren van de controle die je zelf aanvraagt en het tonen van de uitkomst.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, dan wel, bij de gratis scan, ons gerechtvaardigd belang om de controle uit te voeren waar je zelf om vraagt.

Bescherming van de gratis scan tegen misbruik

Wat we verwerken: een met een geheime sleutel berekende afgeleide (HMAC) van het IP-adres waarmee je de scan aanvraagt of de herkende posten laat toetsen, samen met een teller en een vervaldatum. Het IP-adres zelf slaan we niet op en we gebruiken het niet om je te identificeren; de afgeleide dient alleen om te tellen hoeveel aanvragen van dezelfde bezoeker binnenkomen. Het is daarmee een pseudoniem gegeven en geen anoniem gegeven.

Doel: voorkomen dat de gratis scan geautomatiseerd wordt leeggetrokken. Elke scan roept een betaalde dienst aan, dus zonder deze telling is die rekening onbegrensd. Daarnaast houden we een teller bij van het totale aantal scans per dag; daar zit geen enkel gegeven over jou in.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de kosten en de beschikbaarheid van een gratis dienst te beschermen.

Je bestelling

Wat we verwerken: je naam, je straat en huisnummer, je postcode en woonplaats, je e-mailadres, je bestelgegevens en het dossier dat we voor je maken (conceptbezwaarbrief, Huurcommissie-stappenplan en toets-rapport).

Doel: het leveren van je dossier, het versturen van de beveiligde link en de bestelbevestiging, en het afhandelen van vragen of klachten over je bestelling. Je naam en adres gebruiken we voor één ding: het briefhoofd en de ondertekening van de conceptbezwaarbrief, zodat die klaar is om te versturen. Verder gebruiken we ze nergens voor.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst. Voor facturen geldt daarnaast een wettelijke (fiscale) bewaarplicht.

Termijn-herinneringen

Wat we verwerken: je e-mailadres, de termijndata die bij jouw dossier horen en het boekjaar van je afrekening.

Doel: je per e-mail herinneren aan de reactietermijn van je verhuurder en de uiterste indieningsdatum bij de Huurcommissie, zodat je geen termijn mist. Daarnaast laten we je één keer per jaar weten dat je volgende afrekening er hoort te zijn, met een link om die opnieuw gratis te laten controleren.

Grondslag: voor de termijnherinneringen de uitvoering van de overeenkomst; ze horen bij het dossier dat je hebt besteld. Voor die jaarlijkse herinnering: ons gerechtvaardigd belang om eigen klanten over een gelijksoortige dienst te benaderen (art. 11.7 lid 3 Telecommunicatiewet). Elke herinnering bevat een afmeldlink; afmelden geldt voor alle herinneringen bij die bestelling, ook de jaarlijkse. Na afmelden stopt de verzending direct.

Met wie delen we gegevens?

We verkopen geen gegevens en delen alleen wat nodig is om de dienst te leveren:

• AI-leverancier Anthropic voert de geautomatiseerde documentherkenning uit via een zakelijke API. Volgens de leveranciersvoorwaarden van die API worden aangeleverde documenten niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
• Hostingpartij Vercel Inc. levert de webhosting. Onze servercode draait in de EU-regio Frankfurt. Statische pagina's worden geleverd via het wereldwijde contentnetwerk van Vercel. Vercel is een Amerikaanse onderneming; voor die verwerking gelden een verwerkersovereenkomst en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• Databaseleverancier Neon Inc. bewaart je scan, je bestelling en je dossier. Je scan, je bestelling en je dossier staan in een Postgres-database bij Neon, in de EU-regio Frankfurt. Neon is een Amerikaanse onderneming; voor die verwerking gelden een verwerkersovereenkomst en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• Betaaldienstverlener Stripe handelt de betaling af. Stripe Payments Europe, Ltd., een in de EU gevestigde betaaldienstverlener met een PCI-DSS Level 1-certificering. We geven daarbij het bedrag, het tijdstip, de status, een referentie en je e-mailadres door; dat laatste zodat je in de betaalstap je adres niet nog eens hoeft in te vullen en de betaalbevestiging bij jou aankomt. Je naam en je adres delen we niet met de betaaldienstverlener. Je betaalgegevens vul je bij hem in en komen niet bij ons binnen.
• E-mailprovider Resend. Verstuurt de orderbevestiging, de link naar je dossier en de termijn-herinneringen. Krijgt daarvoor je e-mailadres en de inhoud van die berichten, waaronder de beveiligde link naar je dossier. Resend is een Amerikaanse onderneming; voor die verwerking gelden een verwerkersovereenkomst en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• Google (Google Analytics) meet welke pagina's worden gebruikt en welke standaardinteracties daarop plaatsvinden, uitsluitend nadat jij daarvoor toestemming hebt gegeven. Zonder die toestemming wordt er geen enkel meetscript geladen en gaat er geen enkel verzoek naar Google. Je kiest daarbij apart of Google de meting ook voor onze advertenties mag gebruiken. Sta je alleen meten toe, dan blijven de advertentiesignalen geweigerd: geen advertentiecookies, geen advertentiegegevens en geen advertentiepersonalisatie. Sta je advertenties ook toe, dan staan die signalen aan: je geeft Google daarmee toestemming om je bezoek te gebruiken voor advertenties van ons: om te meten welke advertentie iemand hierheen bracht wanneer we ergens adverteren, om die advertenties af te stemmen, en, als je bij Google bent ingelogd en advertentiepersonalisatie in je Google-account hebt aanstaan, om je bezoek aan dat account te koppelen. Wat Google met dat signaal daadwerkelijk doet, hangt daarnaast af van de instellingen van onze meetomgeving; jouw keuze is de voorwaarde, niet de mededeling dat het al gebeurt. De inhoud van je documenten komt in geen van beide gevallen in de meting terecht. Google bewaart de gebeurtenisgegevens veertien maanden en de gegevens per bezoeker eveneens veertien maanden, bij die laatste gerekend vanaf de laatste activiteit van diezelfde bezoeker; dat is een andere termijn dan de looptijd van de cookies op je apparaat, die je op de cookiepagina per cookie vindt. Onze meetomgeving is daarnaast gekoppeld aan Search Console van deze site, zodat we in dezelfde rapportage zien met welke zoekopdrachten mensen hier binnenkomen; die zoekgegevens gaan over zoekopdrachten en pagina's, niet over individuele bezoekers. Google verwerkt gegevens mede buiten de EER; daarvoor gelden een verwerkersovereenkomst en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Doorgifte buiten de EER

Met leveranciers die persoonsgegevens voor ons verwerken sluiten we verwerkersovereenkomsten. Verwerkt een leverancier gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, dan gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG daarvoor vereist, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Hoe lang bewaren we gegevens?

• Geüploade documenten: worden niet opgeslagen. Ze worden alleen in het werkgeheugen verwerkt; na het uitlezen bestaan alleen de gegevens die we eruit hebben overgenomen: de kostenposten van je afrekening, en uit een meegestuurd huurcontract de vier gegevens die bij 'De gratis scan' staan, inclusief de zinsnede over je woonvorm. Die horen bij je scan en volgen de bewaartermijn daarvan.
• Scans zonder bestelling: 30 dagen. Daarna worden ze automatisch verwijderd.
• Verzoektellers van de scanflow: verdwijnen zodra het venster waarop ze betrekking hebben voorbij is, uiterlijk 24 uur na je laatste aanvraag.
• Dossiers (na een bestelling): 24 maanden, zodat je je dossier kunt terugvinden en volgend jaar kunt vergelijken. De scan waarop het dossier rust, gaat op hetzelfde moment weg.
• Termijn-herinneringen: ze verdwijnen met je dossier. Een herinnering vertrekt daarom nooit later dan die 24 maanden, ook de jaarlijkse niet; past ze niet binnen die termijn, dan plannen we haar niet.
• Facturen en bestelgegevens: zolang de fiscale bewaarplicht dat vereist (zeven jaar). Na 24 maanden houden we daarvan alleen nog de kern over die de wet vraagt: het bedrag, de datum, de status en het betaalkenmerk. Je e-mailadres en de koppeling naar je dossier worden op dat moment uit het bestelrecord verwijderd.
• Je naam en adres bij een bestelling: 24 maanden. Ze staan er voor het briefhoofd en de ondertekening van je bezwaarbrief, en horen niet bij de kern die de fiscale bewaarplicht vraagt. Ze verdwijnen dus op hetzelfde moment als je dossier.

Geautomatiseerde verwerking

De controle van je afrekening is geautomatiseerd: software leest je document uit en toetst de kostenposten aan openbare regels en beleid. De uitkomst is informatie en beslisondersteuning; er wordt geen geautomatiseerd besluit genomen dat rechtsgevolgen voor je heeft. Jij beslist zelf of en welke vervolgstap je zet.

Voor onderdelen van de documentherkenning en uitleg gebruiken we geautomatiseerde systemen. Voordat de toetsing draait, leggen we de herkende omschrijvingen en bedragen aan je voor: je kunt ze corrigeren en posten weglaten, en wat lastig leesbaar was, is daarbij gemarkeerd. Er wordt getoetst op wat jij daar bevestigt. Er kijkt geen medewerker van ons met de hand naar je afrekening. Bij onvoldoende zekerheid vragen we om aanvulling of adviseren we een beoordeling door een mens buiten onze dienst, zoals een huurteam of het Juridisch Loket.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je vragen om beperking van de verwerking, bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang en je gegevens in een overdraagbare vorm opvragen.

Stuur je verzoek naar info@kloptmijnafrekening.nl vanaf het e-mailadres van je scan of bestelling; zo controleren we wie je bent zonder extra gegevens op te vragen. We reageren uiterlijk binnen één maand. Op de pagina 'Gegevens verwijderen' lees je hoe een verwijderverzoek precies werkt.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

• Gegevens verwijderen

  Hoe je je scan, je bestelling of je dossier laat weghalen.

Versie en wijzigingen

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 12 september 2026 (versie 2026-09-12). Bij belangrijke wijzigingen passen we de versiedatum aan en lichten we de wijziging op deze pagina toe.

Gewijzigd ten opzichte van versie 2026-09-07: bij een bestelling vragen we nu ook je naam en adres, voor het briefhoofd en de ondertekening van de conceptbezwaarbrief; de paragraaf 'Je bestelling' noemt die gegevens en dat doel, en de bewaartermijnen noemen dat ze na 24 maanden met het dossier verdwijnen. De lijst 'Met wie delen we gegevens?' is aangevuld met de betaaldienstverlener en de e-mailprovider (twee partijen die je e-mailadres te zien krijgen en er nog niet in stonden), met daarbij vermeld dat je naam en adres níét naar de betaaldienstverlener gaan. Bij de gratis scan kun je voortaan ook je huurcontract meesturen: de paragraaf 'De gratis scan' noemt dat tweede document, welke vier gegevens we eruit lezen en dat we de rest van je contract niet overnemen; ook dat document wordt niet bewaard. Het woord 'factuur' is vervangen door 'bestelbevestiging', omdat dat is wat je van ons ontvangt. En de zin waarmee deze verklaring de verwerkingsverantwoordelijke aanwijst, noemde KloptMijnAfrekening.nl de handelsnaam en STORM Sport & Automatisering de onderneming daarachter; die rolverdeling stond omgekeerd en is rechtgezet: STORM Sport & Automatisering is de handelsnaam van de onderneming en KloptMijnAfrekening.nl het merk waaronder zij deze dienst aanbiedt. Wie je gegevens verwerkt en wie je daarop kunt aanspreken verandert daar niet door: het is dezelfde onderneming, op hetzelfde adres en met hetzelfde KvK-nummer. Ten slotte stelt de cookiebanner nu twee vragen in plaats van één: meten, en advertenties. De regel bij Google zei eerder dat advertentiesignalen en advertentiepersonalisatie uitstaan; dat hangt voortaan van jouw keuze af, en die regel beschrijft nu wat elk van beide keuzes betekent, hoe lang Google de meetgegevens bewaart en dat onze meetomgeving aan Search Console is gekoppeld. De samenvatting bovenaan deze verklaring zei tot deze versie dat we geen tracking gebruiken; die zin kan niet naast een advertentiecategorie blijven staan en is vervangen door wat er nu geldt: meten en advertenties gebeuren alleen met jouw toestemming, per categorie apart. Heb je vóór deze wijziging toestemming gegeven, dan geldt die alleen voor meten. De advertentievraag bestond toen niet, staat daarom uit, en wordt opnieuw aan je voorgelegd. Ten slotte krijgt wie een dossier bestelt er een herinnering bij: één keer per jaar laten we weten dat de volgende afrekening er hoort te zijn, met een link om die opnieuw gratis te laten controleren. De paragraaf 'Termijn-herinneringen' noemt dat doel, de eigen grondslag ervoor (ons gerechtvaardigd belang om eigen klanten over een gelijksoortige dienst te benaderen, art. 11.7 lid 3 Telecommunicatiewet) en het boekjaar van je afrekening als gegeven dat we daarvoor bewaren; afmelden geldt ook voor die jaarlijkse herinnering, en de bewaartermijnen noemen dat geen herinnering later vertrekt dan de 24 maanden waarop je dossier wordt verwijderd.

Gewijzigd ten opzichte van versie 2026-08-15: de paragraaf 'Geautomatiseerde verwerking' beschrijft nu de bevestigingsstap waarin je de herkende posten vaststelt voordat de toetsing draait, en de verzoektellers die de gratis scan tegen misbruik beschermen zijn toegevoegd. Die verwerking stond er nog niet in.